SuanSupply
En resumen
- Una factura proforma (PI, por sus siglas en inglés) es una factura preliminar que el vendedor emite antes de enviar la mercancía, con lo que vas a comprar, a qué precio y en qué condiciones. Es una oferta de venta, no el cobro de bienes ya entregados.
- Los proveedores chinos la usan como el documento contra el que pagas el anticipo. Un 30% de anticipo y un 70% de saldo es un reparto habitual, no una regla: se negocia en cada pedido.
- Antes de pagar, comprueba que el nombre del beneficiario bancario coincide con el nombre de la empresa; después revisa el Incoterm, el código HS, el precio unitario, el plazo de entrega y el embalaje.
- Una PI no es una factura comercial. La aduana necesita la factura comercial, que se emite cuando la mercancía se envía.
¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma es una factura preliminar que indica la mercancía, los precios y las condiciones que el vendedor se compromete a ofrecer antes de producir y enviar el pedido. “Pro forma” es una expresión latina que significa “por cuestión de forma”. En chino se llama 形式发票 (xíngshì fāpiào), y los proveedores suelen decir simplemente “PI”. La verás cuando pidas precio a una fábrica y aceptes seguir adelante, y también puedes emitir una tú cuando un cliente te pida un precio formal antes de pagar.
No es una solicitud de pago en sentido contable y no se registra en tu contabilidad como una venta. Es un documento que ambas partes aceptan, de modo que haya una sola versión escrita del acuerdo antes de que se mueva el dinero.
¿Qué debe contener una factura proforma?
No existe una plantilla legal única, pero una PI que sirva como documento de compra debería incluir:
- Vendedor y comprador: razón social completa, direcciones y datos de contacto (y el número de identificación fiscal o empresarial del comprador cuando corresponda).
- Número y fecha de la PI, y una fecha de validez, porque los precios cambian con los materiales y los tipos de cambio.
- Líneas de producto: descripción, modelo o SKU, cantidad, precio unitario y total por línea, en una moneda indicada.
- Condiciones comerciales: el Incoterm y el lugar designado (por ejemplo, FOB Ningbo), y quién paga el flete y el seguro.
- Condiciones de pago: importe del anticipo, fecha de vencimiento del saldo, método de pago aceptado y datos bancarios del vendedor.
- Plazo de entrega y fecha de envío, contados desde el anticipo o desde la aprobación de la muestra (importa cuál de los dos).
- Embalaje y pesos: medidas de la caja, unidades por caja, peso bruto y neto, y cualquier embalaje personalizado.
- Código HS y país de origen de cada producto, que tu agente de aduanas necesitará más adelante.
- Firma o sello de la empresa (公章) del vendedor, que es como la mayoría de los proveedores chinos confirman un documento.
¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma y una factura comercial?
| Factura proforma | Factura comercial | |
|---|---|---|
| Cuándo se emite | Antes de la producción o del envío | Cuando la mercancía se envía |
| Finalidad | Confirma las condiciones del acuerdo y respalda tu anticipo o pago | Registra la venta real; se usa para el despacho de aduana y los aranceles |
| ¿Es una factura definitiva? | No, puede revisarse o caducar | Sí, refleja lo que realmente se envió y se vendió |
| ¿La usa la aduana? | Normalmente no, salvo en casos limitados | Sí, es un documento de importación fundamental |
| ¿Pueden cambiar las cifras? | Sí, hasta que ambas partes la aceptan | Debe coincidir con el pedido, la lista de empaque y los registros de pago |
| Término habitual en chino | 形式发票 | 商业发票 |
Las dos deben coincidir. Si la factura comercial llega con valores, cantidades o descripciones de producto distintos a los de la PI contra la que pagaste, pregunta por qué antes de que la mercancía pase por la aduana.
¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma, una cotización y una factura?
| Documento | Cuándo | Qué significa |
|---|---|---|
| Cotización (报价单) | Al principio, mientras comparas proveedores | Una estimación de precio que suele tener fecha de caducidad. A menudo no es una oferta en firme. Consulta qué es una RFQ. |
| Factura proforma | Después de elegir proveedor y acordar los detalles | Una oferta detallada y en firme, con instrucciones de pago. Normalmente es el documento contra el que pagas el anticipo. |
| Factura comercial | En el momento del envío | El registro de la venta, que se usa para la aduana y la contabilidad. |
| Factura fiscal o factura estándar | Después de la venta | Una factura para el cobro y para los registros fiscales, según la normativa local. |
Trata una cotización como una estimación de precio y una PI como el documento que fija el acuerdo. Si un proveedor te pide dinero contra una cotización que no tiene plazo de entrega, Incoterm ni datos bancarios, pídele antes una PI en regla.
¿Cómo usan los proveedores chinos la factura proforma?
En la mayoría de las compras pequeñas a China, la secuencia es esta: acuerdas precio y especificaciones, el proveedor envía una PI, pagas el anticipo, empieza la producción y el saldo se paga antes del envío o contra los documentos de embarque. Muchos proveedores piden alrededor de un 30% por adelantado y un 70% antes del envío, pero es una práctica habitual, no una regla. En pedidos pequeños o personalizados algunos piden más, y los proveedores consolidados pueden ofrecer otras condiciones. Es negociable y debe quedar escrito en la PI.
Las plataformas y los bancos también usan la PI. Algunas transferencias bancarias exigen una PI o un contrato como motivo del pago, y la PI te da una referencia cuando pagas por transferencia. Consulta nuestra guía sobre cómo pagar a proveedores chinos para ver los métodos de pago y qué protege cada uno.
Ten en cuenta que una PI normalmente no dice nada sobre la cantidad mínima de pedido más allá de la cantidad que pediste, así que confirma que esa cantidad es la que acordaste.
¿Qué debes revisar en la PI de un proveedor antes de pagar?
- Nombre del beneficiario bancarioEl nombre de la cuenta debe ser el de la misma empresa que emitió la PI, escrito igual. Una cuenta personal o un nombre de empresa distinto es motivo para parar y preguntar. Confirma los datos bancarios por un segundo canal (una llamada o un mensaje en una plataforma en la que ya confíes), no solo por correo, porque el cambio de datos bancarios es un patrón conocido de fraude con facturas.
- Incoterm y lugarComprueba que dice lo que acordaste, como FOB Shenzhen o EXW Yiwu, y el puerto designado. La diferencia cambia quién paga qué. Consulta FOB frente a EXW.
- Código HSComprueba que el código sea razonable para el producto. Un código incorrecto cambia los aranceles y puede causar retrasos. La clasificación final la decide tu agente de aduanas.
- Precio unitario y totalRevisa la moneda (USD o RMB), el precio unitario, la cantidad y que los totales por línea cuadren. Busca cargos de moldes, muestras, logotipo o embalaje que no estaban en lo que hablaron.
- Plazo de entregaComprueba si empieza a contar desde el anticipo o desde la aprobación de la muestra, y qué pasa si la producción se retrasa.
- Embalaje y especificacionesComprueba que los materiales, colores, etiquetas, marcas de caja y método de embalaje coinciden con lo acordado. Lo que no está en la PI es difícil de reclamar después.
No pagues un anticipo contra una PI que no tenga nombre de empresa, cuyo titular de cuenta bancaria no coincida o que tenga un precio inusualmente bajo comparado con otras cotizaciones. Verifica antes al proveedor con nuestras guías sobre la insignia Alibaba Verified Supplier y las auditorías de fábrica.
¿Es legalmente vinculante una factura proforma?
A veces, pero no lo des por hecho. Una PI es una prueba de lo que ambas partes acordaron. Que constituya un contrato vinculante depende de su redacción, de si ambas partes la aceptaron (una firma, un sello, el pago de un anticipo o una confirmación por escrito) y de la ley aplicable. Muchas PI indican que son una oferta válida durante un número de días determinado, y algunas incluyen cláusulas como “el vendedor puede ajustar el precio si cambian los precios de las materias primas”.
Para reforzar tu posición, pide que la PI indique las condiciones aplicables, que se acepte como parte del contrato de compra y que vincule el pago a una entrega y un estándar de calidad concretos. En pedidos grandes, usa un contrato de compraventa por escrito además de la PI y pide a un abogado que lo revise. Esto es información general, no asesoramiento legal.
¿Cuándo debes enviar una factura proforma a tus propios clientes?
Si vendes al por mayor o aceptas pedidos personalizados, una PI es útil cuando el cliente necesita ver un precio formal antes de pagar, por ejemplo en estos casos:
- Prepago: exiges el pago antes de producir o enviar, y el comprador quiere un documento para ello.
- Aprobaciones del comprador: una empresa necesita un documento para emitir una orden de compra o aprobar una transferencia bancaria.
- Envíos internacionales: cotizas flete, aranceles y condiciones para un cliente en el extranjero.
- Artículos personalizados o hechos a pedido, donde quieres dejar por escrito el precio, las especificaciones y el plazo de entrega.
Para pedidos minoristas pequeños normalmente no hace falta. Marca el documento claramente como “Factura proforma” para que nadie lo trate como una factura fiscal definitiva, y emite la factura real cuando envíes.
¿Qué necesita una factura comercial para la aduana?
La aduana usa la factura comercial, no la PI. Para la mercancía que entra en Estados Unidos, el 19 CFR 141.86 enumera lo que debe indicar, entre otras cosas (a octubre de 2026):
- El puerto de entrada, y cuándo, dónde y entre quiénes se realizó la venta.
- Una descripción detallada de la mercancía, con las cantidades en pesos y medidas.
- El precio de cada artículo y la moneda utilizada.
- Los cargos desglosados, como flete, seguro y embalaje.
- El país de origen.
- Cualquier bien o servicio suministrado para la producción que no esté incluido en el precio de la factura (“assists”).
- Texto en inglés o una traducción fiel al inglés.
Canadá: la CBSA también se basa en una factura comercial con el vendedor, el importador, la descripción, la cantidad, el valor, la moneda y el país de origen. Los requisitos están cambiando con el programa de modernización de la CBSA, así que consulta con la CBSA o con tu agente de aduanas las normas vigentes para tu envío. Nuestra calculadora de costes de importación te ayuda a estimar aranceles y flete antes de pedir. Si el envío se revende mientras está en tránsito, el 141.86(c) también regula cuándo puede presentarse una factura proforma en lugar de la original.
Crea cotizaciones y facturas con aspecto profesional
Nuestro Generador de facturas crea cotizaciones y facturas para tus propios clientes, con líneas de producto, impuestos y condiciones de pago, para que puedas enviar un documento claro el mismo día. Para pagar a tus propios proveedores con seguridad, lee nuestra guía sobre cómo pagar a proveedores chinos.
Hay más detalles sobre el producto en la página del Generador de facturas.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una factura proforma en términos sencillos?
Una factura proforma es una factura preliminar que el vendedor envía antes de fabricar o enviar la mercancía. Enumera los productos, precios, cantidades y condiciones para que ambas partes estén de acuerdo con el trato, y suele ser el documento contra el que se paga un anticipo.
¿Una factura proforma es lo mismo que una cotización?
No. Una cotización suele ser una estimación de precio que puede no ser en firme. Una factura proforma es un documento más detallado y formal, con instrucciones de pago, que normalmente se emite después de que hayas aceptado seguir adelante.
¿Puedo usar una factura proforma para la aduana?
Normalmente no. Las autoridades aduaneras piden una factura comercial. En Estados Unidos, el 19 CFR 141.86 enumera lo que esa factura debe indicar. La factura proforma solo se usa en casos limitados, como la mercancía revendida en tránsito cuando no se puede obtener la factura original.
¿Se paga una factura proforma?
Pagas contra ella, normalmente un anticipo y luego el saldo, según las condiciones de pago que figuren en ella. No es una factura fiscal, así que no es el documento que usas para registrar la venta en la contabilidad.
¿Qué significa un anticipo del 30% en una PI?
Es un acuerdo habitual en el que pagas cerca del 30% del valor del pedido antes de la producción y el 70% restante antes del envío. Es negociable, y el reparto real debe aparecer en la PI.
¿Cómo sé si la PI de un proveedor es auténtica?
Comprueba que el nombre de la empresa coincide con el titular de la cuenta bancaria, verifica al proveedor a través de la plataforma o de una auditoría de fábrica, confirma los datos bancarios por un segundo canal y compara el precio con otras cotizaciones. Ten cuidado si los datos bancarios cambian a última hora.
Esta guía es información general, no asesoramiento legal ni financiero. Las normas aduaneras cambian: confirma los requisitos con tu agente de aduanas y con la autoridad de tu país. SuanSupply no está afiliada a la CBP, la CBSA ni a ningún proveedor.