L'essentiel en bref
- Une facture pro forma (PI) est une facture préliminaire qu'un vendeur émet avant l'expédition des marchandises, indiquant ce que vous allez acheter, à quel prix et à quelles conditions. C'est une offre de vente, et non une facture pour des marchandises déjà livrées.
- Les fournisseurs chinois s'en servent comme document sur lequel vous versez l'acompte. Un acompte de 30 % et un solde de 70 % est une répartition courante, pas une règle : elle se négocie commande par commande.
- Avant de payer, vérifiez que le nom du bénéficiaire du compte bancaire correspond à la raison sociale, puis l'Incoterm, le code SH (HS code), le prix unitaire, le délai et l'emballage.
- Une facture pro forma n'est pas une facture commerciale. La douane exige la facture commerciale, émise au moment de l'expédition des marchandises.
Qu'est-ce qu'une facture pro forma ?
Une facture pro forma est une facture préliminaire qui énonce les marchandises, les prix et les conditions qu'un vendeur s'engage à offrir avant que la commande soit produite et expédiée. « Pro forma » vient du latin et signifie « pour la forme ». En chinois, on l'appelle 形式发票 (xíngshì fāpiào), et les fournisseurs disent souvent simplement « PI ». Vous en recevrez une lorsque vous demandez un prix à une usine et que vous convenez d'aller de l'avant, et vous pouvez en émettre une vous-même lorsqu'un client demande un prix formel avant de payer.
Ce n'est pas une demande de paiement au sens comptable et elle n'est pas enregistrée dans vos livres comme une vente. C'est un document sur lequel les deux parties s'accordent, de sorte qu'il existe une version écrite unique de l'accord avant tout mouvement d'argent.
Que doit contenir une facture pro forma ?
Il n'existe pas de modèle légal unique, mais une facture pro forma qui sert de document d'achat doit comprendre :
- Vendeur et acheteur : raisons sociales complètes, adresses et coordonnées (et l'identifiant fiscal ou d'entreprise de l'acheteur, le cas échéant).
- Numéro et date de la facture pro forma, et une date de validité, car les prix évoluent avec les matières et les taux de change.
- Lignes de produits : description, modèle ou SKU, quantité, prix unitaire et total de la ligne, dans une devise précisée.
- Conditions commerciales : l'Incoterm et le lieu nommé (par exemple FOB Ningbo), et qui paie le fret et l'assurance.
- Conditions de paiement : montant de l'acompte, date d'échéance du solde, mode de paiement accepté et coordonnées bancaires du vendeur.
- Délai et date d'expédition, comptés à partir de l'acompte ou de l'approbation de l'échantillon (la différence compte).
- Emballage et poids : dimensions du carton, unités par carton, poids brut et net, et tout emballage personnalisé.
- Code SH et pays d'origine de chaque produit, dont votre commissionnaire en douane aura besoin plus tard.
- Signature ou cachet de l'entreprise (公章) du vendeur, qui est la façon dont la plupart des fournisseurs chinois confirment un document.
Quelle est la différence entre une facture pro forma et une facture commerciale ?
| Facture pro forma | Facture commerciale | |
|---|---|---|
| Quand elle est émise | Avant la production ou l'expédition | À l'expédition des marchandises |
| Objectif | Confirme les conditions de l'accord et appuie votre acompte ou votre paiement | Enregistre la vente réelle ; sert au dédouanement et aux droits de douane |
| Est-ce une facture définitive ? | Non, elle peut être révisée ou expirer | Oui, elle reflète ce qui a réellement été expédié et vendu |
| Utilisée par la douane ? | Pas normalement, sauf cas limités | Oui, c'est un document d'importation essentiel |
| Les chiffres peuvent-ils changer ? | Oui, jusqu'à ce que les deux parties l'acceptent | Doit correspondre à la commande, à la liste de colisage et aux relevés de paiement |
| Terme chinois courant | 形式发票 | 商业发票 |
Les deux doivent concorder. Si la facture commerciale arrive avec des valeurs, des quantités ou des descriptions de produits différentes de la facture pro forma sur laquelle vous avez payé, demandez pourquoi avant le dédouanement des marchandises.
Quelle est la différence entre une facture pro forma, un devis et une facture ?
| Document | Quand | Ce que cela signifie |
|---|---|---|
| Devis (报价单) | Tôt, pendant que vous comparez les fournisseurs | Une estimation de prix qui a généralement une date d'expiration. Ce n'est souvent pas une offre ferme. Voir qu'est-ce qu'une RFQ. |
| Facture pro forma | Après avoir choisi un fournisseur et convenu des détails | Une offre détaillée et ferme avec des instructions de paiement. C'est normalement sur ce document que vous versez l'acompte. |
| Facture commerciale | À l'expédition | Le justificatif de la vente, utilisé pour la douane et la comptabilité. |
| Facture fiscale ou facture standard | Après la vente | Une demande de paiement et un justificatif fiscal, selon les règles locales. |
Considérez un devis comme une estimation de prix et une facture pro forma comme le document qui fixe l'accord. Si un fournisseur demande de l'argent sur un devis sans délai, sans Incoterm ni coordonnées bancaires, demandez d'abord une vraie facture pro forma.
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Obtenir un devis de sourcing gratuitComment les fournisseurs chinois utilisent-ils une facture pro forma ?
Dans la plupart des approvisionnements de petites commandes en Chine, la séquence ressemble à ceci : vous convenez du prix et des spécifications, le fournisseur envoie une facture pro forma, vous versez l'acompte, la production démarre, et le solde est payé avant ou contre les documents d'expédition. Beaucoup de fournisseurs demandent environ 30 % à la commande et 70 % avant l'expédition, mais c'est une pratique courante, pas une règle. Pour les petites commandes ou les commandes personnalisées, certains demandent davantage, et les fournisseurs établis peuvent proposer d'autres conditions. Cela se négocie, et cela doit figurer sur la facture pro forma.
Les plateformes et les banques utilisent aussi la facture pro forma. Certains virements bancaires exigent une facture pro forma ou un contrat comme motif de paiement déclaré, et une facture pro forma vous donne une référence quand vous payez par virement. Consultez notre guide comment payer les fournisseurs chinois pour les modes de paiement et ce que chacun protège.
Notez qu'une facture pro forma ne dit généralement rien de la quantité minimale de commande au-delà de la quantité que vous avez commandée : confirmez donc que cette quantité est bien celle dont vous avez convenu.
Que vérifier sur la facture pro forma d'un fournisseur avant de payer ?
- Nom du bénéficiaire du compte bancaireLe titulaire du compte doit être la même société, juridiquement, que celle qui a émis la facture pro forma, avec la même orthographe. Un compte personnel ou un nom de société différent est une raison de s'arrêter et de poser la question. Confirmez les coordonnées bancaires par un second canal (un appel ou un message sur une plateforme en laquelle vous avez déjà confiance), et pas seulement par e-mail, car le changement de coordonnées bancaires est un schéma connu de fraude à la facture.
- Incoterm et lieuVérifiez qu'il indique ce dont vous avez convenu, comme FOB Shenzhen ou EXW Yiwu, ainsi que le port nommé. La différence change qui paie quoi. Voir FOB vs EXW.
- Code SHVérifiez que le code est plausible pour le produit. Un mauvais code modifie les droits de douane et peut causer des retards. Votre commissionnaire a le dernier mot sur le classement.
- Prix unitaire et totalVérifiez la devise (USD ou RMB), le prix unitaire, la quantité et l'exactitude des totaux de ligne. Cherchez les frais d'outillage, d'échantillon, de logo ou d'emballage qui n'étaient pas dans votre discussion.
- DélaiVérifiez s'il commence à l'acompte ou à l'approbation de l'échantillon, et ce qui se passe si la production prend du retard.
- Emballage et spécificationsVérifiez que les matières, les couleurs, les étiquettes, les marquages des cartons et le mode d'emballage correspondent à ce dont vous avez convenu. Tout ce qui ne figure pas sur la facture pro forma est difficile à contester ensuite.
Ne versez pas d'acompte sur une facture pro forma sans nom de société, avec un titulaire de compte bancaire qui ne correspond pas ou avec un prix anormalement bas par rapport aux autres devis. Vérifiez d'abord le fournisseur avec nos guides sur le badge Alibaba Verified Supplier et les audits d'usine.
Une facture pro forma est-elle juridiquement contraignante ?
Parfois, mais ne le supposez pas. Une facture pro forma atteste de ce dont les deux parties sont convenues. Qu'elle forme un contrat contraignant dépend de sa rédaction, de son acceptation par les deux parties (une signature, un cachet, le versement d'un acompte ou une confirmation écrite) et du droit applicable. Beaucoup de factures pro forma indiquent qu'il s'agit d'une offre valable pendant un nombre de jours précisé, et certaines comportent des clauses comme « le vendeur peut ajuster le prix si le prix des matières premières change ».
Pour renforcer votre position, demandez que la facture pro forma énonce les conditions applicables, qu'elle soit acceptée comme partie du contrat d'achat et qu'elle lie le paiement à une livraison et à une norme de qualité précisées. Pour les commandes plus importantes, utilisez un contrat de vente écrit en plus de la facture pro forma, et faites-le relire par un avocat. Ce sont des informations générales, et non un conseil juridique.
Quand envoyer une facture pro forma à vos propres clients ?
Si vous vendez en gros ou sur commande personnalisée, une facture pro forma est utile quand le client a besoin de voir un prix formel avant de payer, par exemple :
- Paiement anticipé : vous exigez le paiement avant de produire ou d'expédier, et l'acheteur veut un document pour cela.
- Validations de l'acheteur : une entreprise a besoin d'un document pour émettre un bon de commande ou approuver un virement bancaire.
- Expéditions internationales : vous indiquez le fret, les droits de douane et les conditions à un client à l'étranger.
- Articles personnalisés ou fabriqués sur commande, pour lesquels vous voulez consigner par écrit le prix, les spécifications et le délai.
Pour les petites commandes de détail, elle est généralement inutile. Indiquez clairement sur le document « Facture pro forma » pour que personne ne la prenne pour une facture fiscale définitive, et émettez la vraie facture à l'expédition.
Que faut-il sur une facture commerciale pour la douane ?
La douane utilise la facture commerciale, pas la facture pro forma. Pour les marchandises qui entrent aux États-Unis, le 19 CFR 141.86 précise ce qu'elle doit indiquer, notamment (en octobre 2026) :
- Le port d'entrée, ainsi que le moment, le lieu et les parties de la vente.
- Une description détaillée des marchandises, avec les quantités en poids et en mesures.
- Le prix de chaque article et la devise utilisée.
- Les frais détaillés, comme le fret, l'assurance et l'emballage.
- Le pays d'origine.
- Tout bien ou service fourni pour la production qui n'est pas inclus dans le prix de la facture (les « assists »).
- Un texte en anglais, ou une traduction anglaise fidèle.
Canada : l'ASFC (CBSA) s'appuie aussi sur une facture commerciale indiquant le vendeur, l'importateur, la description, la quantité, la valeur, la devise et le pays d'origine. Les exigences évoluent avec le programme de modernisation de l'ASFC, donc renseignez-vous auprès de l'ASFC ou de votre commissionnaire pour connaître les règles en vigueur pour votre envoi. Notre calculateur de coût de revient rendu vous aide à estimer les droits de douane et le fret avant de commander. Si l'envoi est revendu pendant le transport, le 141.86(c) précise aussi dans quel cas une facture pro forma peut être déposée à la place de l'original.
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Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'une facture pro forma, en termes simples ?
Une facture pro forma est une facture préliminaire qu'un vendeur envoie avant que les marchandises soient fabriquées ou expédiées. Elle indique les produits, les prix, les quantités et les conditions pour que les deux parties s'accordent sur l'affaire, et c'est généralement sur elle que vous versez un acompte.
Une facture pro forma est-elle la même chose qu'un devis ?
Non. Un devis est généralement une estimation de prix qui n'est pas forcément ferme. Une facture pro forma est un document plus détaillé et formel avec des instructions de paiement, normalement émis après que vous avez accepté d'aller de l'avant.
Puis-je utiliser une facture pro forma pour la douane ?
Généralement non. Les autorités douanières demandent une facture commerciale. Aux États-Unis, le 19 CFR 141.86 précise ce que cette facture doit indiquer. Une facture pro forma n'est utilisée que dans des cas limités, par exemple pour des marchandises revendues en transit lorsque la facture d'origine ne peut pas être obtenue.
Dois-je payer une facture pro forma ?
Vous payez sur sa base, généralement un acompte puis le solde, selon les conditions de paiement qui y figurent. Ce n'est pas une facture fiscale, donc ce n'est pas le document que vous utilisez pour enregistrer la vente en comptabilité.
Que signifie un acompte de 30 % sur une facture pro forma ?
C'est un arrangement courant où vous payez environ 30 % de la valeur de la commande avant la production et les 70 % restants avant l'expédition. Cela se négocie, et la répartition réelle doit figurer sur la facture pro forma.
Comment savoir si la facture pro forma d'un fournisseur est authentique ?
Vérifiez que le nom de la société correspond au titulaire du compte bancaire, vérifiez le fournisseur via la plateforme ou un audit d'usine, confirmez les coordonnées bancaires par un second canal et comparez le prix avec d'autres devis. Soyez prudent si les coordonnées bancaires changent au dernier moment.
Ce guide est une information générale, et non un conseil juridique ou financier. Les règles douanières changent : confirmez les exigences auprès de votre commissionnaire en douane et de l'autorité de votre pays. SuanSupply n'est pas affilié à la CBP, à l'ASFC (CBSA) ni à aucun fournisseur.