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En resumen
- Una factura comercial es la factura del vendedor por la mercancía que realmente se envía. La aduana la usa para comprobar qué contiene el envío, cuánto vale y dónde se fabricó.
- La emite el vendedor o exportador cuando la mercancía sale. Tu transitario o agente de aduanas la necesita para presentar la declaración de importación.
- No es lo mismo que una factura proforma: la proforma llega antes de producir y es contra la que pagas el anticipo.
- Los valores, cantidades y descripciones deben coincidir con la lista de empaque, el conocimiento de embarque y lo que pagaste.
¿Qué es una factura comercial?
Una factura comercial es el documento que emite el vendedor cuando se envía la mercancía, con lo que se vendió, a quién, en qué cantidad, a qué precio y de qué país de origen. Es a la vez el registro de la venta y un documento clave para la aduana: las autoridades la usan para calcular los aranceles y comprobar que la declaración coincide con la mercancía. En chino se llama 商业发票 (shāngyè fāpiào), y muchos proveedores simplemente escriben “CI”.
Cuando importamos de China, es el primer documento que nos pide el agente de aduanas, junto con la lista de empaque y el conocimiento de embarque.
¿Qué incluye una factura comercial?
Los requisitos dependen del país de importación. Para la mercancía que entra en Estados Unidos, la norma 19 CFR 141.86 enumera lo que debe mostrar la factura. En la práctica, la factura comercial de un proveedor debe incluir:
- Vendedor y comprador: razón social y dirección, y el consignatario si es otro.
- Número y fecha de factura, y una referencia a tu pedido o a la factura proforma.
- Una descripción detallada de cada producto, lo bastante clara para que la aduana lo clasifique (no solo “piezas” o “muestras”).
- Cantidad, precio unitario y total por línea, en una moneda indicada.
- Cargos como flete, seguro y embalaje, desglosados, y el Incoterm (por ejemplo FOB Ningbo).
- País de origen de cada producto.
- Código HS de cada línea, que ayuda a tu agente (el agente decide la clasificación final). Consulta qué es un código HS.
- Cualquier aportación (assist): moldes, utillaje o diseños que entregaste gratis y que no están en el precio.
¿Quién emite la factura comercial?
La emite el vendedor o exportador, normalmente la fábrica o la empresa comercial a la que compraste. Si compras a través de un agente de compras, la factura debe nombrar al vendedor real de la mercancía. En paquetes pequeños, el mensajero o la plataforma de envíos suele crear la factura a partir de los datos del envío que introduces, pero tú sigues siendo responsable de los valores y las descripciones.
¿Cuándo necesitas una factura comercial?
La necesitas en todo envío comercial internacional: marítimo, aéreo y mensajería urgente. La piden la aduana, tu agente y a veces tu banco (en las cartas de crédito). En Canadá, la CBSA acepta una factura comercial con la información exigida, o el formulario Canada Customs Invoice, según el Memorando D1-4-1.
¿En qué se diferencia una factura comercial de una factura proforma?
| Factura proforma | Factura comercial | |
|---|---|---|
| Cuándo | Antes de producir o enviar | Cuando se envía la mercancía |
| Para qué sirve | Confirma el acuerdo y respalda tu anticipo | Registra la venta real; se usa en aduanas y aranceles |
| ¿Puede cambiar? | Sí, hasta que ambas partes la aceptan | Debe reflejar lo que realmente se envió |
| ¿La usa la aduana? | Solo en casos concretos | Sí |
Más detalles en nuestra guía de la factura proforma.
¿Cómo es una factura comercial?
Ejemplo ilustrativo: la empresa, los productos y las cifras son inventados para mostrar el formato.
| Línea | Descripción | Código HS | Origen | Cant. | Precio unitario (USD) | Total (USD) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Botella de acero inoxidable, 500 ml, logo impreso | 9617.00 | China | 1,000 | 2.40 | 2,400.00 |
| 2 | Funda de silicona para botella, negra | 3924.10 | China | 1,000 | 0.35 | 350.00 |
| Condiciones: FOB Ningbo. Flete y seguro a cargo del comprador. | 2,750.00 |
Ejemplo ilustrativo. Los códigos HS son solo de muestra; confirma la clasificación de tu producto con tu agente.
¿Cuáles son los errores más comunes en una factura comercial?
- Descripciones vagas“Regalos”, “piezas” o “accesorios” no permiten a la aduana clasificar la mercancía y pueden provocar preguntas o retrasos.
- Precios infravaloradosAlgunos proveedores ofrecen poner un valor más bajo para “ahorrarte aranceles”. El importador responde del valor declarado, así que la factura debe mostrar el precio real que pagaste.
- Cifras que no coincidenCantidades, pesos y valores distintos de la lista de empaque, el conocimiento de embarque o tus pagos.
- Falta el origen o el IncotermSin ellos, tu agente no puede calcular los aranceles ni saber quién pagó el flete. Consulta CIF vs FOB.
- Enviar la proforma en su lugarLa proforma muestra el acuerdo previsto, no lo que se envió. Pide al proveedor la factura comercial definitiva.
Nunca aceptes un valor en factura inferior al que pagaste. Si la aduana descubre el valor real, el importador paga la diferencia y puede recibir sanciones.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es una factura comercial, en pocas palabras?
Es la factura del vendedor por la mercancía que se envía al extranjero. Indica los productos, cantidades, precios y origen, y la aduana la usa para calcular los aranceles.
¿Quién prepara la factura comercial?
La prepara el vendedor o exportador. En los envíos por mensajería, la plataforma suele generarla con los datos que introduces, pero el remitente sigue siendo responsable de que sea correcta.
¿La factura comercial es lo mismo que una proforma?
No. La factura proforma se emite antes de producir y confirma el acuerdo. La factura comercial se emite al enviar y registra lo que realmente se vendió y envió.
¿La factura comercial necesita código HS?
Es muy recomendable y algunos países lo exigen. Tu agente de aduanas decide la clasificación final.
¿Puede ser una factura comercial manuscrita?
La CBSA indica que la factura puede ser mecanografiada, manuscrita o hecha por ordenador si contiene la información exigida. La mayoría de los proveedores envían un PDF.
Esta guía es información general, no asesoramiento legal ni aduanero. Los requisitos cambian según el país: confírmalos con tu agente de aduanas. SuanSupply no está afiliada a la CBP, la CBSA ni a ningún proveedor.