L'essentiel en bref
- Une facture commerciale est la facture du vendeur pour des marchandises réellement expédiées. La douane s'en sert pour vérifier le contenu de l'envoi, sa valeur et son lieu de fabrication.
- Le vendeur ou l'exportateur l'émet au moment de l'expédition. Votre transitaire ou votre commissionnaire en douane en a besoin pour déposer la déclaration d'importation.
- Elle n'est pas la même chose qu'une facture pro forma : la pro forma vient avant la production et sert de base au versement de l'acompte.
- Les valeurs, les quantités et les descriptions doivent correspondre à la liste de colisage, au connaissement et à ce que vous avez payé.
Qu'est-ce qu'une facture commerciale ?
Une facture commerciale est le document que le vendeur émet lors de l'expédition des marchandises, indiquant ce qui a été vendu, à qui, en quelle quantité, à quel prix et depuis quel pays d'origine. C'est à la fois le justificatif de la vente et un document douanier essentiel : les autorités douanières s'en servent pour calculer les droits de douane et vérifier que la déclaration correspond aux marchandises. En chinois, on l'appelle 商业发票 (shāngyè fāpiào), et de nombreux fournisseurs écrivent simplement « CI ».
Quand nous importons de Chine, c'est le document que notre courtier demande en premier, avec la liste de colisage et le connaissement.
Que contient une facture commerciale ?
Les exigences dépendent du pays d'importation. Pour les marchandises entrant aux États-Unis, le 19 CFR 141.86 énumère ce que la facture doit indiquer. En pratique, une facture commerciale d'un fournisseur devrait comporter :
- Vendeur et acheteur : raisons sociales et adresses, ainsi que le destinataire s'il est différent.
- Numéro et date de la facture, et une référence à votre commande ou à la facture pro forma.
- Une description détaillée de chaque produit, suffisamment claire pour que la douane puisse le classer (pas seulement « pièces » ou « échantillons »).
- Quantité, prix unitaire et totaux par ligne, dans une devise indiquée.
- Frais tels que le fret, l'assurance et l'emballage, détaillés, ainsi que l'Incoterm (par exemple FOB Ningbo).
- Pays d'origine de chaque produit.
- Code SH (HS code) pour chaque ligne, ce qui aide votre courtier (c'est lui qui décide du classement final). Voir qu'est-ce qu'un code SH (HS code).
- Toute contribution (assists) : moules, outillages ou conceptions que vous avez fournis gratuitement et qui ne sont pas inclus dans le prix.
Qui émet la facture commerciale ?
Le vendeur ou l'exportateur l'émet, généralement l'usine ou la société de négoce auprès de qui vous avez acheté. Si vous achetez via un agent de sourcing, la facture doit quand même indiquer le véritable vendeur des marchandises. Pour les petits colis, le transporteur ou la plateforme d'expédition établit souvent la facture à partir des informations d'expédition que vous saisissez, mais vous restez responsable des valeurs et des descriptions.
Quand avez-vous besoin d'une facture commerciale ?
Vous en avez besoin d'une pour chaque expédition commerciale internationale : fret maritime, fret aérien et courrier express. La douane, votre courtier et parfois votre banque (pour les lettres de crédit) la demandent. Au Canada, l'ASFC (CBSA) accepte une facture commerciale contenant les renseignements requis, ou un formulaire de facture des douanes canadiennes, comme le prévoit le Mémorandum D1-4-1.
Quelle est la différence entre une facture commerciale et une facture pro forma ?
| Facture pro forma | Facture commerciale | |
|---|---|---|
| Quand | Avant la production ou l'expédition | À l'expédition des marchandises |
| Objectif | Confirme l'accord et justifie votre acompte | Enregistre la vente réelle ; sert pour la douane et les droits de douane |
| Peut-elle changer ? | Oui, jusqu'à ce que les deux parties l'acceptent | Elle doit refléter ce qui a réellement été expédié |
| Utilisée par la douane ? | Seulement dans des cas limités | Oui |
Plus de détails dans notre guide de la facture pro forma.
À quoi ressemble une facture commerciale ?
Exemple illustratif uniquement : l'entreprise, les produits et les chiffres ci-dessous sont inventés pour montrer la mise en page.
| Ligne | Description | Code SH | Origine | Qté | Prix unitaire (USD) | Total (USD) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Gourde en acier inoxydable, 500 ml, logo imprimé | 9617.00 | Chine | 1,000 | 2.40 | 2,400.00 |
| 2 | Housse de gourde en silicone, noire | 3924.10 | Chine | 1,000 | 0.35 | 350.00 |
| Conditions : FOB Ningbo. Fret et assurance payés par l'acheteur. | 2,750.00 |
Exemple illustratif. Les codes SH indiqués ne servent qu'à la mise en page ; confirmez le classement de votre propre produit avec votre courtier.
Quelles sont les erreurs courantes sur une facture commerciale ?
- Des descriptions vagues« Cadeaux », « pièces » ou « accessoires » ne permettent pas à la douane de classer les marchandises, et peuvent entraîner des questions ou des retards.
- Des prix sous-évaluésCertains fournisseurs proposent d'inscrire une valeur plus basse pour « vous faire économiser des droits de douane ». L'importateur est responsable de la valeur déclarée : la facture doit donc indiquer le vrai prix que vous avez payé.
- Des chiffres qui ne concordent pasDes quantités, des poids et des valeurs qui diffèrent de la liste de colisage, du connaissement ou de vos justificatifs de paiement.
- Origine ou Incoterm manquantSans eux, votre courtier ne peut pas calculer les droits de douane ni savoir qui a payé le fret. Voir CIF ou FOB.
- Envoyer la pro forma à la placeUne pro forma montre l'accord prévu, pas ce qui a été expédié. Demandez au fournisseur la facture commerciale définitive.
N'acceptez jamais une facture dont la valeur est inférieure à ce que vous avez payé. Si la douane découvre la vraie valeur, l'importateur paie la différence et peut s'exposer à des pénalités.
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Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'une facture commerciale en termes simples ?
C'est la facture du vendeur pour des marchandises expédiées à l'étranger. Elle liste les produits, les quantités, les prix et l'origine, et la douane s'en sert pour calculer les droits de douane.
Qui établit la facture commerciale ?
Le vendeur ou l'exportateur l'établit. Pour les colis express, la plateforme d'expédition la génère souvent à partir des détails que vous saisissez, mais l'expéditeur reste responsable de son exactitude.
Une facture commerciale est-elle la même chose qu'une facture pro forma ?
Non. Une facture pro forma est émise avant la production et confirme l'accord. La facture commerciale est émise à l'expédition et enregistre ce qui a réellement été vendu et expédié.
Une facture commerciale doit-elle comporter un code SH ?
C'est fortement recommandé et certains pays l'exigent. Votre commissionnaire en douane effectue le classement définitif.
Une facture commerciale peut-elle être manuscrite ?
L'ASFC (CBSA) indique qu'une facture peut être dactylographiée, manuscrite ou préparée par ordinateur si elle contient les renseignements requis. La plupart des fournisseurs envoient un PDF dactylographié.
Ce guide fournit des informations générales, pas un conseil juridique ou douanier. Les exigences diffèrent selon les pays et évoluent : confirmez-les avec votre commissionnaire en douane. SuanSupply n'est pas affilié à CBP (les douanes américaines), à l'ASFC (CBSA) ni à aucun fournisseur.